Qué Software de Gestión elegir: empresarial, comercial, documental

El mejor software de gestión es el que se adapta a la perfección a tu empresa y las actividades que quieres controlar mediante la informática. Esto incluye gestionar procesos diarios con el ordenador, con la Tablet y con el móvil. Hay infinidad de procesos que pueden ser administrados con bases de datos e internet y utilizar un ERP de calidad o un CRM potente es fundamental.

Ahora bien, no todos los programas son iguales ni sus funcionalidades equiparables. Algunos son programados para llevar la gestión comercial, documental, gestionar proyectos o como en el caso de un ERP que pueda abarcar toda la empresa. Así que a continuación, vamos a describir los diferentes “programas de gestión” que existen para que puedas elegir y comprar el que da las mejores prestaciones.

Tipos de software de gestión

Hoy en día hay una gran variedad de programas informáticos que facilitan llevar al día los datos fiscales, de ventas y los clientes. Las altas, las bajas, los pedidos, la facturación y los datos de los empleados. Es tal cantidad de información la que hay que administrar y tener a buen recaudo que las empresas desarrolladores emplean programadores parar crear diferentes tipos de aplicacaciones.

A continuación exponemos algunas de las categorías base y a partir de estas cada sector tiene aplicaciones propias para su actividad como son los programas de gestión para:

• Inmobiliaria.
• Hotelera.
• Pymes.
• Agrícola.
• Almacenes.
• Logística.
• Hospitalaria.
• Escolar.
• Restaurantes.

Hay tantas versiones disponibles como sectores de actividad profesional. Pero lo interesante es, en muchos casos, que algunos de estas aplicaciones empresariales pueden adaptarse a diferentes tipos de negocio o empresas. Son los llamados ERP y CRM. Programas de gestión que tienen la funcionalidad de poder amoldarse a distintas áreas de actividad con unos cambios que, a veces son superficiales y otros profundos.

Gestión empresarial

En esta categoría en los últimos años han aparecido diferentes opciones muy interesantes. Las clásicas son empresas con su paquete de aplicaciones para gestionar la empresa que venden un programa con un número de licencias y las nuevas son los gratuitos o de código libre. Ambas opciones pueden ser muy interesantes pero hay que analizar las cosas que realmente necesitas controlar con el ordenador.

Hay que decir que tanto en una modalidad como en la otra al final tiene un coste. Las diferencias entre el software de gestión empresarial gratis y de pago son:

• Pago por licencia.
• Número de usuarios que se conecta en ocasiones tiene un coste.
• Instalación por la empresa que lo diseña.

Ambas modalidades disponen de bases de datos y la posibilidad de alojar los datos en la nube, o al menos deberían tener estas opciones. La diferencia principal estriba en que los que son gratuitos puedes instalarlo en tu ordenador sin pagar nada. Simplemente tienes que descargarlo de la página oficial y seguir las instrucciones.

La desventaja que tienen los programas de gestión empresarial gratuitos es que en la mayoría de los casos la documentación es en inglés y para ciertos procesos complicada de entender por una persona que no es informática.

Gestión comercial

Aquí podemos hablar de aplicaciones que controlan las ventas, clientes, pedidos y ofertas. Puedes encontrarlos bajo el nombre de CRM que es la abreviatura de su nombre en inglés (Customer Relationship Management).

La finalidad de este tipo de programa de gestión comercial es poder abarcar todo el departamento de Ventas y Marketing de la empresa. El sistema informático en la mayoría de casos incluye aplicativos que pueden ser instalados a petición del cliente. Así puedes encontrar módulos de gestión comercial:

Hay que puntualizar que aunque en principio hay diferencias entre un CRM y un ERP, en la práctica, muchas empresas desarrolladoras de software de gestión comercial terminan vendiendo un sistema informático completo que abarca toda la gestión empresarial.

Gestión documental

Este tipo de programas informáticos tienen la finalidad de organizar toda la documentación de la empresa y organizaciones como puede ser una ONG, bibliotecas o negocios con un gran volumen de documentos digitalizados. Las empresas que se dedican a digitalizar documentos son una buena muestra de un negocio con ánimo de lucro que puede utilizar estos programas, pero también empresas más o menos grandes con volúmenes importantes de documentos.

El software de gestión documental es una aplicación informática para los documentos igual que uno comercial para los clientes.

La diferencia con otro tipos de programas para la empresa es que están enfocados exclusivamente en el tratamiento de los documentos de la organización estén digitalizados o no. Un caso claro son las bibliotecas. En ellas existen gran cantidad de libros que no están digitalizados pero tienen que ser catalogados y etiquetados con ordenador. Además, existen los libros digitalizados que tienen que poder publicarse en la nube, en soportes electrónicos o en internet. Podríamos decir que todo lo relacionado con los documentos. También puedes encontrar programas de gestión documental que son llamados como ECM.

Al igual que sucede con los otros sistemas informáticos, disponen de módulos adaptables con funcionalidades especiales cada uno de ellos. Estos pueden instalarse a petición y cada uno de ellos tienen un precio diferente.

Gestión de proyectos

El propio nombre indica que la finalidad de esta aplicación es la de gestionar proyectos. MS Project es el más conocido e incluido en office pero hay muchos otros. Si trabajas en una empresa que dispone de múltiples proyectos puede ser muy interesante que pruebas algunas de las funcionalidades.

Algunos aplicativos son magníficos para llevar al día todo lo relacionado con el desarrollo del cliente. La mayoría de empresas de software los utilizan para gestionar las aplicaciones que se crean para clientes. Tiene funcionalidades para controlar plazos de entrega, reuniones, citas, eventos y un amplio abanico de posibilidades que tiene un proyecto grande y pequeño. Además son perfectas para coordinar y transferir información dentro de la organización. Los plazos y fechas pueden ser compartidos por los departamentos para que todas las personas involucradas tengan conocimiento del plazo de cierre y entrega.

Software de gestión gratis o de pago

Sinceramente este es un punto muy delicado de decidir porque la decisión tiene mucho que ver con las características de la propia gestión de la cosa que se quiere llevar al día. Es decir, de la propia estructura de la empresa u organización, pero también del propio programa gratuito.

Últimamente hay diferentes opciones sin licencia que se adaptan perfectamente a los requerimientos de los diferentes departamentos. Pero que sea gratis no significa que no tengas que pagar.

Puedes encontrar dos modalidades:

• Programas en la nube que puedes utilizarlos sin coste con funcionalidades limitadas. Si necesitas ampliarlas debes pagar una cuota mensual o anual.
• Programas de gestión de código libre: no tienen coste y el precio por licencia es cero. Puedes instalarlos y utilizarlos cuanto quieras. En 1 ordenador, en 2, en una red completa con varios servidores distribuidos en diferentes sedes con bases de datos y sistemas operativos diferentes. La cuestión con este último tipo de programas de código libre es que necesitarás la ayuda de una consultora informática o al menos de un informático para que cree, administre y de forma a las bases de datos. Además, suele ser necesario al menos un programador para adaptar las funciones generales a las de tu negocio.

¿Qué programa de gestión elijo?

Muchas veces la mejor forma de aclarar ideas es hablar con una empresa de programación, de software a medida o incluso las que tienen paquetes ya desarrollados. En ellas trabajan consultores informáticos y personas que tienen una alta cualificación en ciertos sectores y han implantado en empresas parecidas soluciones informáticas. Así que lo que necesitas, muchas veces un consultor ya lo sabe.

Esto no quiere decir que sepa lo que tú necesitas exactamente —aunque haya dicho eso—, sino que sabe por dónde van los requerimientos en tu sector. Hay ciertos datos importantes y conoce lo que hace. No es un desconocido en el sector de tu negocio. Este aspecto es fundamental para implantar en la empresa un software con el que gestionarás todo correctamente. Si tienes una asesoría inadecuada es posible que lo lamentes durante muchos años.

Hay que puntualizar que ni todos los consultores son malos ni todos buenos. Hay muy mala fama por las experiencias desastrosas de algunos pero algunos casos son excelentes. Lo mejor para elegir un programa de gestión es dejarse aconsejar por el departamento informático de la empresa en la que trabajas. Si sólo hay un informático pedirle consejo y ayuda. Si es una pyme en la que no hay personal dedicado a las tareas informáticas, hablar con diferentes empresas que venden software de gestión. Así puedes ver las diferentes opciones y ves por dónde van los tiros. Y, muy importante, hacer pruebas en todos los departamentos para que las personas que lo usarán den sus opiniones sobre la usabilidad, facilidad de uso y lo práctica que es.

Si tienes en la mesa varias propuestas es mucho más sencillo descartar la que no es válida. Eso sí, ten en cuenta que te llevará tiempo y esfuerzo elegir la más conveniente. Dedícale todo lo que puedas porque luego vas a trabajar todos los días con el programa elegido.